Tolerance Groups (SAP)

While SAP defined the tolerance group methodology as its method for placing limit on an employee, configuration allows a company the flexibility to further tailor this metodhology for other uses. Assume a sporting goods company places an order in january for 1000 life jackets. The company receives only 995 in the shipment from the manufacturer, which arrives in march. This delivery, although it is short five life jackets, is close enough to the original order that it is accepted as complete. The difference of the five jackets represents the tolerance. By defining the tolerance group to accept a variance of a small percentage of the shipment, the company has determined that it is not worth pursuing the five extra life jackets. Tolerance could indicate a shortage, as in this example, or an overabundance in an order. Thus, an order of 1005 life jackets would also be within the tolerance. Tolerance groups should be defined an documented, in part to deal with fraud issues. The sporting goods company should know the reason for a short order. It is because the order is within the tolerance range, or is it because a worker on the loadin dock stole five life jackets ?

Question :
1.    Can you think of other areas within a company that would need to have some limits set on variances or payments ? why would it be beneficial to set those tolerance groups ?


1. Dapatkah Anda memikirkan area lain dalam perusahaan yang akan perlu memiliki beberapa batasan pada varians atau pembayaran? Bagaimana itu akan bermanfaat bila kelompok toleransi tersebut dibuat?

Group Toleransi adalah salah satu fasilitas yang terdapat pada software SAP ERP yang digunakan untuk menentukan limit transaksi, menempatkan kelompok toleransi/batasan pada karyawan. Tujuan utama dari group toleransi selain menentukan batasan adalah agar proses bisnis tetap berjalan (tidak terhenti).

Sebagai Contoh :
Pada suatu Perusahaan yang bergerak di bidang Perbankan, Group Toleransi ini juga penting untuk digunakan. Pada masing-masing user/karyawan dalam suatu bank melakukan transaksi pembukuan, baik pada bagian operasional pembiayaan atau pun pada bagian marketing yang merupakan funding.
Transaksi pembukuan itu meliputi proses debet dan kredit dalam suatu account. Dalam proses tersebut masing-masing karyawan diberi batasan jumlah limit nominal transaksi yang dapat diproses. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh berikut :
- Untuk Bagian Sarana dan Logistik hanya dapat melakukan transaksi maksimal Rp. 50 Juta per 1x transaksi. 
- Bagian Teller hanya dapat melakukan transaksi Rp. 300 Juta /1x transaksi.
- Bagian CS hanya dapat melakukan transaksi Rp. 150 Juta /1x transaksi.
- Bagian Kredit hanya dapat melakukan transaksi Rp. 300 Juta /1x transaksi.
- Sedangkan bagian marketing hanya dapat melihat informasi saldo dari sebuah account.
- Officer mempunyai limit Rp. 500 Jt/ 1 x transaksi.
- Manager mempunyai limit Rp. 1 M / 1x Transaksi.

Masing-masing bagian ini diberi batasan maksimal dalam melakukan transaksi dikarenakan agar memudahkan dalam pengontrolan tansaksi, pengawasan dalam operasional, dan keamanan.
Perbedaan tersebut diberikan berdasarkan jenis kegiatan  dan kebutuhan masing-masing bidang, dan apabila ada transaksi yang melebihi batas maksimal maka transaksi itu akan pending/tidak diproses dan  hanya dapat diproses dengan meminta izin / permohonan open pending kepada manager/supervisor yang mempunyai limit di atasnya/sesuai dengan transaksi tersebut.