Tolerance Groups (SAP)

While SAP defined the tolerance group methodology as its method for placing limit on an employee, configuration allows a company the flexibility to further tailor this metodhology for other uses. Assume a sporting goods company places an order in january for 1000 life jackets. The company receives only 995 in the shipment from the manufacturer, which arrives in march. This delivery, although it is short five life jackets, is close enough to the original order that it is accepted as complete. The difference of the five jackets represents the tolerance. By defining the tolerance group to accept a variance of a small percentage of the shipment, the company has determined that it is not worth pursuing the five extra life jackets. Tolerance could indicate a shortage, as in this example, or an overabundance in an order. Thus, an order of 1005 life jackets would also be within the tolerance. Tolerance groups should be defined an documented, in part to deal with fraud issues. The sporting goods company should know the reason for a short order. It is because the order is within the tolerance range, or is it because a worker on the loadin dock stole five life jackets ?

Question :
1.    Can you think of other areas within a company that would need to have some limits set on variances or payments ? why would it be beneficial to set those tolerance groups ?


1. Dapatkah Anda memikirkan area lain dalam perusahaan yang akan perlu memiliki beberapa batasan pada varians atau pembayaran? Bagaimana itu akan bermanfaat bila kelompok toleransi tersebut dibuat?

Group Toleransi adalah salah satu fasilitas yang terdapat pada software SAP ERP yang digunakan untuk menentukan limit transaksi, menempatkan kelompok toleransi/batasan pada karyawan. Tujuan utama dari group toleransi selain menentukan batasan adalah agar proses bisnis tetap berjalan (tidak terhenti).

Sebagai Contoh :
Pada suatu Perusahaan yang bergerak di bidang Perbankan, Group Toleransi ini juga penting untuk digunakan. Pada masing-masing user/karyawan dalam suatu bank melakukan transaksi pembukuan, baik pada bagian operasional pembiayaan atau pun pada bagian marketing yang merupakan funding.
Transaksi pembukuan itu meliputi proses debet dan kredit dalam suatu account. Dalam proses tersebut masing-masing karyawan diberi batasan jumlah limit nominal transaksi yang dapat diproses. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh berikut :
- Untuk Bagian Sarana dan Logistik hanya dapat melakukan transaksi maksimal Rp. 50 Juta per 1x transaksi. 
- Bagian Teller hanya dapat melakukan transaksi Rp. 300 Juta /1x transaksi.
- Bagian CS hanya dapat melakukan transaksi Rp. 150 Juta /1x transaksi.
- Bagian Kredit hanya dapat melakukan transaksi Rp. 300 Juta /1x transaksi.
- Sedangkan bagian marketing hanya dapat melihat informasi saldo dari sebuah account.
- Officer mempunyai limit Rp. 500 Jt/ 1 x transaksi.
- Manager mempunyai limit Rp. 1 M / 1x Transaksi.

Masing-masing bagian ini diberi batasan maksimal dalam melakukan transaksi dikarenakan agar memudahkan dalam pengontrolan tansaksi, pengawasan dalam operasional, dan keamanan.
Perbedaan tersebut diberikan berdasarkan jenis kegiatan  dan kebutuhan masing-masing bidang, dan apabila ada transaksi yang melebihi batas maksimal maka transaksi itu akan pending/tidak diproses dan  hanya dapat diproses dengan meminta izin / permohonan open pending kepada manager/supervisor yang mempunyai limit di atasnya/sesuai dengan transaksi tersebut.

Implementasi ERP di PT. Nestle

 Pada core ERP terdapat sebuah data respository terpusat dan ter'managed' yang merequest dan mensupply informasi atau data untuk suatu aplikasi operasional dalam platform universal komputer yang terintegrasi satu sama lainnya.

            Gambar 1. Komponen aplikasi utama ERP

            Pada awalnya ERP hanya diimplementasikan pada organisasi yang besar dengan organisasi yang mengunakan resources yang sangat luas, namun sekaranga penggunaan ERP sudah mengalami perubahan beberapa tahun terakhir ini, dan ERP sekarang dapat diimplementasikan pada skala perusahaan menengah dan berbagai macam industri.

            Arsitektur software ERP sekarang ini dapat merangkum fungsi-fungsi yang ada dalam suatu bisnis dan mengintegrasikannya dalam satu tempat dari gabungan database. Misalkan, fungsi dari HRD, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Keuangan, produksi, management gudang dan logistik, yang mana dulunya menggunakan aplikasi/software dan database masing-masing & terpisah, maka sekarang ini masing-masing unit aplikasi itu disatukan dengan satu payung, yaitu arsitektur ERP.

            SingCat Network selaku penyedia ERP, telah banyak pengalaman dalam menerapkan ERP pada beberapa perusahaan baik swasta murni maupun BUMN.

Nestle membutuhkan teknologi informasi yang bisa menyatukan semua bisnis unit Nestle di seluruh dunia dan mengaplikasikan proses bisnis yang efisien dan efektif. Oleh karena itu pada tahun 2000, Nestle meluncurkan proyek GLOBE (Global Business Excellence). Tujuan dari proyek GLOBE adalah meningkatkan kinerja dan efisiensi bisnis Nestle di seluruh dunia. GLOBE ini merupakan sistem ERP (enterprise resource planning) yang menggunakan software SAP. Proyek ini terbagi menjadi empat kegiatan pokok, yaitu Business Excellence, Data Standard&Data Management, Information Technology dan Global Template.

Proyek GLOBE di Indonesia mulai diterapkan pada tahun 2003. Dengan menerapkan sistem ERP maka perusahaan bisa mensinergikan keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan tersebut sehingga dicapai proses bisnis yang efisien dan efektif, serta memberikan kemudahan terjadinya “sharing knowledge” antar masing-masing bagian. 

Dampak Positif yang ditimbulkan dari Penerapan ERP pada PT Nestle Indonesia

Adapun dampak positif dari penerapan ERP ini ialah dapat mempercepat proses manufaktur dengan mengotomatisasi proses dan alur kerja, dan sebagai hasilnya, juga mengurangi kebutuhan untuk membeli persediaan dalam jumlah besar karena kita sudah bisa memplaningkan berapa besar bahan baku yang diperlukan untuk mencapai target yang ditentukan. Selain itu ERP ini mampu menyatukan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem computer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi. Dapat juga menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardwork dan menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel. 

Sumber : http://nurulqalbina.blogspot.co.id/2013/10/erp-di-pt-nestle.html

Bagaimana sebuah Universitas dapat mengorganisasikan bisnis edukasi nya bersamaan dengan fungsi bisnis dan proses bisnis nya… Dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan nilai tambah kepada mahasiswa??

Bagaimana sebuah Universitas dapat mengorganisasikan bisnis edukasi nya bersamaan dengan fungsi bisnis dan proses bisnis nya… Dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan nilai tambah kepada mahasiswa??

Jawabannya:
Sebuah Universitas mengorganisasikan suatu bisnis edukasi nya menggunakan nilai tambah di suatu universitas dengan akreditasi dari  universitas tersebut, dan juga kualitas pelayanan di berbagai bidang.

Sedangkan untuk mengetahui keterkaitan fungsi bisnis dan proses bisnis universitas ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa itu proses bisnis. Yaitu

Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. 

Fungsi bisnis adalah untuk menciptakan nilai (kegunaan) suatu produk, yang semula kurang bernilai, setelah diubah atau diolah menjadi menjadi dapat memenuhi kebutuhan masyarakat / konsumen. Nilai kegunaan (Utility Value) yang diciptakan oleh kegiatan bisnis, sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat adalah terangkum dalam fungsi utama bisnis.

Fungsi utama bisnis adalah menciptakan nilai suatu produk atau jasa dengan cara :

- Bisnis berfungsi untuk mengubah bentuk bisnis(form utility), yang tidak lain dari fungsi produksi

- Bisnis berfungsi untuk memindahkan bentuk (place utility), atau fungsi distribusi

-  Bisnis mengubah pemilikan (possessive utility), yaitu fungsi penjualan

-  Bisnis berfungsi menunda waktu kegunaan. (time utility), atau fungsi pemasaran

Sedangkan untuk proses dan fungsi bisnis dalam kegiatan universitas dapat dilihat pada use case di bawah ini.